Cấu trúc cơ bản của phần mềm quản lý nhân viên

Sưu tầm:  kinh nghiệm viết CV

Cấu trúc cơ bản của phần mềm quản lý   nhân viên

  Quản lý nhân sự   một cách chuyên nghiệp phức tạp không kém quản trị tài chính hoặc sinh sản. Do đó, để hỗ trợ quản lý nhân viên cần có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng các đề nghị căn bản của quản lý chuyên nghiệp.

Quản trị viên chức một cách chuyên nghiệp phức tạp không kém quản lý tài chính hoặc sản xuất. Do đó, để tương trợ quản trị viên chức cần có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng các đề xuất cơ bản của quản trị chuyên nghiệp.

Nhu cầu quản trị nhân sự bằng phần mềm (PM).

Kinh tế thị trường đã làm đổi thay thực chất quan hệ giữa người lao động (NLĐ) và người sử dụng cần lao (NSD). Một mặt, công ty muốn khai thác tối đa hiệu suất làm việc của NLĐ, mặt khác NLĐ có toàn quyền kiểm tra những lợi ích mình được hưởng có tương hợp với sức cần lao bỏ ra để quyết định có gắn bó với NSD hay không. Giờ đây, nhu cầu về một hệ thống quản trị nhân sự (QLNS) có khả năng cung cấp kịp thời những thông tin hai chiều cho cả NSD và NLĐ trở thành khôn cùng cần thiết, đặc biệt là đối với các công ty sử dụng nhiều cần lao cao cấp với đặc tính đòi hỏi cao về mặt đối xử từ phía cơ quan, khi mối quan hệ liên quan NSD - NLĐ trở nên hết sức phức tạp.

Cấu trúc hệ thống PM quản trị nhân viên

Một hệ PM QLNS tương đối đầy đủ gồm những cấu phần sau:

Quản lý các khoản được hưởng của nhân viên

Phân hệ này cho phép NSD thiết kế, lập kế hoạch ngân sách, quản lý, giám sát và thảo luận với nhân sự về từng cấu phần trong gói lợi quyền NLĐ được hưởng; cho phép thiết kế và triển khai các chương trình ích lợi từ mức cho từng nhân sự đến mức toàn bộ phòng ban đơn vị. Phân hệ này cũng bao gồm các tiểu phân hệ tính toán khoản 'quyền lợi chia tay' khi một nhân sự ngừng làm việc với đơn vị.

Quản trị giấy tờ và phát triển nhân công

Phân hệ này cho phép quản lý, theo dõi, phát triển và san sẻ nguồn lực giữa các cá nhân, nhóm làm việc, vị trí công việc... Từ thời khắc nhân viên khởi đầu gia nhập đến khi kết thúc làm việc với doanh nghiệp. Một cách cụ thể hơn, phân hệ này bao gồm các tiểu phân hệ quản trị   tuyển dụng   , quản trị năng lực nhân sự, quản trị các chương trình huấn luyện, quản lý kiểm tra hiệu quả công việc, quản lý kế hoạch   huấn luyện   kế cận... Trong đó, phần quản lý hiệu quả công việc còn ít được vận dụng tại Việt Nam mặc dầu khá quan yếu: Vào đầu mỗi năm, viên chức thường đồng ý với đơn vị về các mục đích cần đạt được trong năm theo nhiều tiêu chí như doanh số (nếu là nhân viên kinh doanh), hiệu suất làm việc, các khóa đào tạo hoặc văn bằng cần hoàn tất... Hệ thống sẽ lưu lại các chỉ tiêu này và mỗi quý hoặc 6 tháng công ty sẽ đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên, so sánh với chỉ tiêu và đưa ra chỉ tiêu cho thời đoạn tiếp theo.

Quản lý ngày nghỉ/vắng

Phân hệ này cho phép viên chức kiểm tra số ngày phép và nghỉ còn lại trong năm, sau đó đăng ký xin nghỉ phép, nghỉ chế độ, vắng mặt... Hệ thống sẽ tự động gửi đề nghị này đến người quản lý trực tiếp của viên chức để xin hài lòng , sau đó gửi thông tin đồng ý ngược lại cho nhân viên, song song thông tin cho các nhân sự khác trong cùng nhóm biết. Hệ thống này được tích hợp với một hệ thống email nội bộ như Lotus Notes và các thông báo nói trên được hệ thống chuyển qua Lotus Notes để gửi đến hòm thư của các đối tượng.

Tính toán   lương   và phí tổn

Lương thường gồm một số thành phần như sau: lương căn bản, các khoản được cơ quan thanh toán (allowance), các khoản khấu trừ vào lương (thí dụ như trong khoản 20% Bảo hiểm xã hội thì nhân viên đóng 5%, doanh nghiệp đóng 15%), các phụ cấp làm thêm giờ...

Khi công ty có những người có thu nhập chịu thuế thì vấn đề tính lương khá phức tạp, vì theo chế độ thuế thu nhập cá nhân bây chừ, thuế suất được tính lũy tiến phân biệt theo nhiều loại đối tượng. Từng cấu phần của lương phải được xác định là thu nhập chịu thuế hay không chịu thuế để vận dụng công thức ăn nhập.

Việc tính toán thuế cho người có thu nhập cao là một việc phức tạp mà nhiều công ty nước ngoài tại Việt Nam thường phải thuê tham vấn. Một hệ thống PM được thiết kế tốt có thể giúp cơ quan tùng tiệm được đáng kể thời kì và công sức trong việc tính lương. Ngoài ra xây dựng hệ thống tính lương là một việc cần sự tham dự sâu của các chuyên gia về nhân công và thuế.

Tính toán và quản trị thưởng

Đây cũng là một việc phức tạp và phụ thuộc tùy vào mỗi cơ quan. Thông thường, các đơn vị dựa vào một số tiêu chí như doanh số đạt được, chất lượng công tác, thời kì làm việc, thâm niên, chức danh, trách nhiệm... Để đưa ra một bảng tính số điểm thưởng cho các kỳ lễ tết, cuối năm... Việc theo dõi này nếu làm bằng tay sẽ chẳng thể chi tiết và dễ dẫn đến tình trạng cào bằng, không cổ vũ được những nhân viên có cố gắng vượt bậc. Sử dụng PM sẽ giúp việc theo dõi này trở thành chi tiết, chuẩn xác và đều đặn.

Quản trị thời kì làm việc

Quản lý thời gian làm việc có thể từ đơn giản như một chế độ đánh giá giờ vào ra, đến một hệ thống phức tạp như trong một cơ quan luật hoặc kiểm toán cần theo dõi đến từng giờ nhân sự đang làm việc cho khách hàng nào (thường được gọi là quản trị 'timesheet').

Một hệ thống quản lý 'timesheet' tốt thường được thiết kế theo kiểu client-server hoặc giao diện web. Vào cuối tuần từng nhân viên sẽ tự khai báo (trên máy client) các công tác mình làm hàng ngày lên hệ thống, từng công tác này sẽ được gắn với một khách hàng/dự án cụ thể hoặc với một mã định trước nào đó (cho những việc không ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng như đào tạo, nghiên cứu, họp nội bộ...). Các 'timesheet' này sẽ được tổng hợp qua mạng LAN/WAN hoặc intranet về CSDL chung trên server, làm cơ sở cho muôn vàn báo cáo hữu dụng như báo cáo tổng hợp về số giờ toàn doanh nghiệp sử dụng cho một khách hàng nào đó, hoặc các báo cáo phân tích về hiệu quả làm việc của nhân viên.

Quản lý quỹ hưu bổng

Các đơn vị lớn của nước ngoài đều có một quỹ lương hưu trong đó NLĐ đóng góp một phần (có tính biểu trưng) và công ty góp phần còn lại trong suốt quá trình NLĐ làm việc cho doanh nghiệp, sau đó quỹ được dùng để trả hưu bổng cho NLĐ. Quỹ lương hưu này thường rất lớn, thành thử các đơn vị đều đưa vào đầu tư, tất nhiên với những điều kiện rất chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro như đầu tư vào các trái phiếu chính phủ hoặc giấy má có giá của các đơn vị hàng đầu trên thế giới... Nhiều doanh nghiệp cũng cho phép nhân sự được tham gia vào quá trình này và lựa chọn danh mục đầu tư mà họ muốn. Phê chuẩn phân hệ quản trị quỹ hưu trí, doanh nghiệp thông tin cho NLĐ biết số tiền NLĐ đã tích luỹ được trong quỹ hưu trí và tình hình đầu tư của khoản tiền này.

Lời kết

Quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp cũng phức tạp không kém quản trị tài chính hoặc sinh sản. Đây vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật vì tương tác đến nguồn vốn quan trọng nhất trong cơ quan là con người. Một hệ thống phần mềm quản trị nhân sự tốt tuy chẳng thể thay thế một giám đốc nhân viên tinh tế, nhưng vững chắc sẽ cung cấp một công cụ hữu hiệu để   phòng nhân sự   khoa học hóa công việc hàng ngày.

Quantri.Vn