Cấu trúc căn bản của phần mềm quản trị nhân sự

Cấu trúc căn bản của phần mềm quản trị   nhân sự

  Quản lý viên chức   một cách chuyên nghiệp phức tạp không kém quản trị tài chính hoặc sinh sản. Do đó, để hỗ trợ quản lý nhân sự cần có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng các đề nghị căn bản của quản lý chuyên nghiệp.

Quản trị nhân sự một cách chuyên nghiệp phức tạp không kém quản trị tài chính hoặc sản xuất. Do đó, để tương trợ quản lý viên chức cần có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng các đề nghị căn bản của quản trị chuyên nghiệp.

Nhu cầu quản trị nhân viên bằng phần mềm (PM).

Kinh tế thị trường đã làm thay đổi thực chất quan hệ giữa người cần lao (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSD). Một mặt, doanh nghiệp muốn phá hoang tối đa hiệu suất làm việc của NLĐ, mặt khác NLĐ có toàn quyền kiểm tra những ích lợi mình được hưởng có tương thích với sức cần lao bỏ ra để quyết định có gắn bó với NSD hay không. Giờ đây, nhu cầu về một hệ thống quản trị nhân sự (QLNS) có khả năng cung cấp kịp thời những thông báo hai chiều cho cả NSD và NLĐ trở thành hết sức cần thiết, đặc biệt là đối với các cơ quan sử dụng nhiều lao động cấp cao với đặc tính đòi hỏi cao về mặt đối xử từ phía cơ quan, khi mối quan hệ ảnh hưởng NSD - NLĐ trở thành vô cùng phức tạp.
Cấu trúc hệ thống PM quản trị viên chức

Một hệ PM QLNS tương đối đầy đủ gồm những cấu phần sau:

Quản trị các khoản được hưởng của nhân viên

Phân hệ này cho phép NSD thiết kế, lập mưu hoạch ngân sách, quản lý, giám sát và bàn bạc với viên chức về từng cấu phần trong gói quyền lợi NLĐ được hưởng; cho phép thiết kế và khai triển các chương trình lợi ích từ mức cho từng nhân sự đến mức toàn bộ bộ phận công ty. Phân hệ này cũng bao gồm các tiểu phân hệ tính toán khoản 'quyền lợi chia tay' khi một nhân viên ngừng làm việc với cơ quan.

Quản trị giấy tờ và phát triển nhân lực

Phân hệ này cho phép quản lý, theo dõi, phát triển và san sẻ nguồn lực giữa các cá nhân, nhóm làm việc, vị trí công việc... Từ thời điểm nhân sự bắt đầu gia nhập đến khi kết thúc làm việc với doanh nghiệp. Một cách cụ thể hơn, phân hệ này bao gồm các tiểu phân hệ quản trị   tuyển dụng   , quản trị năng lực viên chức, quản trị các chương trình huấn luyện, quản lý kiểm tra hiệu quả công tác, quản lý kế hoạch   đào tạo   kế cận... Trong đó, phần quản lý hiệu quả công tác còn ít được áp dụng tại Việt Nam dù rằng khá quan yếu: Vào đầu mỗi năm, viên chức thường đồng ý với đơn vị về các mục đích cần đạt được trong năm theo nhiều tiêu chí như doanh số (nếu là nhân viên kinh doanh), năng suất làm việc, các khóa đào tạo hoặc văn bằng cần hoàn thành... Hệ thống sẽ lưu lại các chỉ tiêu này và mỗi quý hoặc 6 tháng công ty sẽ kiểm tra kết quả hoạt động của viên chức, so sánh với chỉ tiêu và đưa ra chỉ tiêu cho giai đoạn tiếp theo.

Quản trị ngày nghỉ/vắng

Phân hệ này cho phép nhân viên kiểm tra số ngày phép và nghỉ còn lại trong năm, sau đó đăng ký xin nghỉ phép, nghỉ chế độ, vắng mặt... Hệ thống sẽ tự động gửi đề nghị này đến người quản lý trực tiếp của nhân viên để xin chấp nhận, sau đó gửi thông tin đồng ý ngược lại cho viên chức, song song thông báo cho các nhân sự khác trong cùng nhóm biết. Hệ thống này được tích hợp với một hệ thống email nội bộ như Lotus Notes và các thông tin nói trên được hệ thống chuyển qua Lotus Notes để gửi đến hòm thư của các đối tượng.

Tính toán   lương   và tổn phí

Lương thường gồm một số thành phần như sau: lương cơ bản, các khoản được doanh nghiệp tính sổ (allowance), các khoản khấu trừ vào lương (thí dụ như trong khoản 20% BHXH thì viên chức đóng 5%, doanh nghiệp đóng 15%), các phụ cấp làm thêm giờ...

Khi đơn vị có những người có thu nhập chịu thuế thì vấn đề tính lương khá phức tạp, vì theo chế độ thuế thu nhập cá nhân bây chừ, thuế suất được tính lũy tiến phân biệt theo nhiều loại đối tượng. Từng cấu phần của lương phải được xác định là thu nhập chịu thuế hay không chịu thuế để áp dụng công thức thích hợp.

Việc tính toán thuế cho người có thu nhập cao là một việc phức tạp mà nhiều doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam thường phải thuê tư vấn. Một hệ thống PM được thiết kế tốt có thể giúp đơn vị tằn tiện được đáng kể thời kì và công sức trong việc tính lương. Ngoài ra xây dựng hệ thống tính lương là một việc cần sự tham dự sâu của các chuyên gia về nhân công và thuế.

Tính toán và quản trị thưởng

Đây cũng là một việc phức tạp và phụ thuộc tùy vào mỗi đơn vị. Thường ngày, các công ty dựa vào một số tiêu chí như doanh số đạt được, chất lượng công tác, thời kì làm việc, thâm niên, chức danh, bổn phận... Để đưa ra một bảng tính số điểm thưởng cho các kỳ lễ tết, cuối năm... Việc theo dõi này nếu làm bằng tay sẽ chẳng thể chi tiết và dễ dẫn đến tình trạng cào bằng, không cổ vũ được những viên chức có cố gắng vượt bậc. Sử dụng PM sẽ giúp việc theo dõi này trở thành chi tiết, chính xác và đều đặn.

Quản lý thời kì làm việc

Quản lý thời gian làm việc có thể từ dễ dàng như một chế độ kiểm tra giờ vào ra, đến một hệ thống phức tạp như trong một công ty luật hoặc kiểm toán cần theo dõi đến từng giờ nhân viên đang làm việc cho khách hàng nào (thường được gọi là quản lý 'timesheet').

Một hệ thống quản trị 'timesheet' tốt thường được thiết kế theo kiểu client-server hoặc giao diện web. Vào cuối tuần từng viên chức sẽ tự khai báo (trên máy client) các công tác mình làm hàng ngày lên hệ thống, từng công việc này sẽ được gắn với một khách hàng/dự án cụ thể hoặc với một mã định trước nào đó (cho những việc không tác động trực tiếp đến khách hàng như đào tạo, nghiên cứu, họp nội bộ...). Các 'timesheet' này sẽ được tổng hợp qua mạng LAN/WAN hoặc intranet về CSDL chung trên server, làm cơ sở cho muôn ngàn báo cáo bổ ích như báo cáo tổng hợp về số giờ toàn công ty sử dụng cho một khách hàng nào đó, hoặc các báo cáo phân tách về hiệu quả làm việc của nhân sự.

Quản trị quỹ lương hưu

Các doanh nghiệp lớn của nước ngoài đều có một quỹ hưu bổng trong đó NLĐ đóng góp một phần (có tính tượng trưng) và doanh nghiệp góp phần còn lại trong suốt quá trình NLĐ làm việc cho công ty, sau đó quỹ được dùng để trả hưu bổng cho NLĐ. Quỹ lương hưu này thường rất lớn, bởi vậy các cơ quan đều đưa vào đầu tư, cố nhiên với những điều kiện rất chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro như đầu tư vào các trái khoán chính phủ hoặc giấy má có giá của các đơn vị hàng đầu trên toàn cầu... Nhiều doanh nghiệp cũng cho phép viên chức được tham gia vào quá trình này và lựa chọn danh mục đầu tư mà họ muốn. Thông qua phân hệ quản lý quỹ lương hưu, cơ quan thông báo cho NLĐ biết số tiền NLĐ đã tích luỹ được trong quỹ lương hưu và tình hình đầu tư của khoản tiền này.

Lời kết

Quản lý viên chức một cách chuyên nghiệp cũng phức tạp không kém quản trị tài chính hoặc sinh sản. Đây vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật vì tương tác đến nguồn vốn quan trọng nhất trong đơn vị là con người. Một hệ thống phần mềm quản lý nhân sự tốt tuy chẳng thể thay thế một Giám đốc nhân viên tinh tế, nhưng chắc chắn sẽ cung cấp một phương tiện hữu hiệu để   phòng viên chức   khoa học hóa công việc hàng ngày.

Quantri.Vn

Lăng xê tuyển dụng viên chức: Nên tránh đề cập đến nam nữ

(TBTCO) - Nghiên cứu của ILO và Navigos Search cho thấy, 1/5 lăng xê tuyển dụng đưa ra các đề nghị về giới tính và ưu tiên nam giới. Các chuyên gia khuyến cáo, điều này sẽ tác động đến khả năng DN có thể hưởng lợi tối đa từ tài năng của người lao động mới được tuyển dụng, dù là nam hay nữ.



Phân biệt đối xử theo giới tính vẫn phổ quát

Phân biệt đối xử theo giới tính vẫn phổ quát trong thực tại tuyển dụng trong khối doanh nghiệp tư nhân tại Việt Nam. Đó là những phát hiện chính từ một nghiên cứu mới nhất có tựa đề “đồng đẳng giới trong thực tế tuyển dụng và thăng tiến tại Việt Nam” do Tổ chức lao động Quốc tế (ILO) phối hợp với doanh nghiệp tuyển dụng viên chức Navigos Search thực hành.

1/5 trong số 12.300 lăng xê tuyển dụng trên bốn cổng thông tin việc làm to nhất Việt Nam (Vietnamworks, JobStreet, CareerBuider, Career Link) trong thời kì từ giữa tháng 11/2014 đến giữa tháng 1/2015 có đưa ra yêu cầu về nam nữ.

Trong số các việc làm đăng tuyển có nhân tố giới, 70% yêu cầu chỉ tuyển nam giới, trong khi chỉ có 30% mong muốn người tìm việc nữ nộp giấy tờ.

Nam giới thường được nhắm tới cho các công việc mang thuộc tính chuyên sâu hơn và đòi hỏi kỹ năng cao hơn hoặc các công việc yêu cầu di chuyển nhiều, như kiến trúc sư, lái xe, kỹ sư, công nghệ thông tin… Trong khi đó, nữ giới thường được đề xuất cho các công tác mang thuộc tính tương trợ và văn phòng như lễ tân, thư ký, kế toán, viên chức và hành chính...

Cũng trong phạm vi của nghiên cứu, một cuộc khảo sát với các chủ lao động trong khu vực tư nhân vào tháng 1/2015 cho thấy, khi đưa ra quyết định tuyển dụng, ngoài yêu cầu trình độ học thức và kinh nghiệm làm việc, 2/3 chủ cần lao hỏi các câu hỏi về khả năng làm việc ngoài giờ, tình trạng hôn nhân, thông tin về kế hoạch sinh con và thường dành sự ưu tiên cho nam giới.

Trong trường hợp nữ giới được tuyển dụng vào làm việc, chỉ có 60% chủ cần lao cho biết sẽ tính thời gian nghỉ thai sản vào thâm niên công tác của người lao động theo như quy định của luật pháp. Hiện nay, thâm niên công việc cũng là nguyên tố quan yếu khi người sử dụng cần lao căn cứ để ra quyết định thăng chức, điều này là một bất lợi lớn đối với cần lao nữ để tiến xa hơn trong sự nghiệp.

Những phát hiện này cũng cho thấy, người sử dụng cần lao không muốn tuyển dụng những phụ nữ dự kiến có con trong mai sau gần, vì sợ việc sinh đẻ của họ có thể tương tác tới tổn phí và hiệu quả của đơn vị. Ngoại giả, quan điểm cho rằng phụ nữ - chứ không phải đàn ông, chịu nghĩa vụ chính đối với các công tác nội trợ, trông nom trẻ và những người phụ thuộc khác là một nhân tố quan yếu trong quyết định tuyển dụng.

Đẩy lùi phân biệt giới giúp đơn vị thành công

ưng chuẩn việc công khai đề xuất về giới khi đăng tuyển việc làm, việc tiếp cận của phụ nữ đối với một số loại hình công việc nhất quyết bị hạn chế, do đó họ bị tước đi những thời cơ quan trọng trong thị trường lao động.

Giám đốc ILO Việt Nam, Gyorgy Sziraczki khuyến cáo: “lăng xê tuyển dụng nên tránh đề cập đến nam nữ bởi đó là hình thức trực tiếp của phân biệt đối xử theo giới, và “những bức tường vô hình” ấy sẽ dẫn đến sự tập hợp về giới theo nghề nghiệp và chức năng công tác. Điều này có thể sẽ ảnh hưởng đến khả năng DN có thể hưởng lợi tối đa từ nhân tài của người lao động mới được tuyển dụng dù là nam hay nữ.

Tại Việt Nam, số liệu của UNESCO cho thấy, số lượng đàn bà học từ đại học trở lên luôn cao hơn nam giới trong thời đoạn từ năm 2007 đến 2011. Cũng có bằng chứng chứng minh ích lợi của DN trong việc sử dụng các thiên tài là nữ giới – bao gồm việc thích nghi với một thị trường tiêu dùng càng ngày càng tác động nhiều bởi phụ nữ.

Do đàn bà thường xuyên kiểm soát ngân sách hộ gia đình, đưa ra các quyết định tài chính và sức mua của họ đang tăng lên, họ là những khách hàng và người tiêu thụ quan yếu đối với các sản phẩm và dịch vụ. Cho nên, việc đưa ra các quyết định quan yếu tại các DN cần có sự tham gia của cả đàn bà và nam giới.

ILO khuyến cáo, phân biệt đối xử giữa nam giới và phụ nữ tại Việt Nam có nguồn cội xã hội sâu xa. Do vậy theo ILO, để giúp thu hẹp khoảng cách về giới tại nơi làm việc cũng như mang lại ích lợi cho DN cần đưa ra các quy định cụ thể để nghiêm cấm các hành vi phân biệt đối xử dựa trên giới tính, chẳng hạn như lăng xê việc làm có đề cập đến nam nữ; đảm bảo việc thực thi pháp luật về đồng đẳng giới thông qua hàng ngũ thanh tra lao động được đào tạo và có nhận thức tốt về bình đẳng giới...

Tăng cường nhận thức của công chúng về ích lợi kinh tế - xã hội của đồng đẳng giới và đổi thay tư duy của người sử dụng lao động, nhằm gỡ bỏ những định kiến và rào cản văn hóa vốn đã tồn tại từ lâu đời; tạo cơ chế linh hoạt trong khuôn khổ luật pháp cho phép đàn bà có thể sắp đặt hiệu quả công việc cũng như những buộc ràng về mặt thời kì dành cho gia đình; đảm bảo đàn bà và nam giới được tạo cơ hội bình đẳng trong các chương trình huấn luyện và chỉ dẫn đặc biệt.../.
Hồng Chi