5W-1H-2C-5M: Phương cách định hướng công việc hoàn hảo - Human Resources Management

5W-1H-2C-5M: Phương cách định hướng công việc hoàn hảo

Định hướng nội dung cho một công việc (5W 1H 2C 5M)

- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
- Xác định nội dung công việc 1W (what)
- Xác định 3W: where, when, who
- Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
- Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
- Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)
- Xác định nguồn lực thực hiện 5M

1. Xác định mục tiêu yêu cầu (Why)

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên.

Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

2. Xác định nội dung công việc (What?)

1W = what? Nội dung công việc đó là gi?

Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.

Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.

3. Xác định 3W

Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:

- Công việc đó thực hiện tại đâu?
- Giao hàng tại địa điểm nào?
- Kiểm tra tại bộ phận nào?
- Testing những công đoạn nào?…

When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…

- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
- Có 4 loại công việc khác nhau:
+ Công việc quan trọng và khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,
+ Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:

- Ai làm việc đó
- Ai kiểm tra
- Ai hổ trợ.
- Ai chịu trách nhiệm…

4. Xác định phương pháp 1H

H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:

-   Tài liệu   hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

5. Xác định phương pháp kiểm soát (Control)

Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:

- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
(Xem chi tiết qua tài liệu về MBP – phương pháp quản lý theo quá trình)

6. Xác định phương pháp kiểm tra (check)

Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:

- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
- Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).
- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.

7. Xác định nguồn lực (5M)

Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.

Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

- Man = nguồn nhân lực.
- Money = Tiền bạc.
- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
- Machine = máy móc/công nghệ.
- Method = phương pháp làm việc.

A. Man, bao gồm các nội dung:

- Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
- Ai hỗ trợ?
- Ai kiểm tra?
- Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?

B. Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:

- Xác định tiêu chuẩn NVL.
- Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
- Xác định phương thức cung cấp dịch vụ
- Thời hạn hoàn tất công việc.

Nguồn Internet

Nên hay không chuyện tình ái văn phòng

Chuyện tình ái giữa sếp và nhân viên cấp dưới, đâu là gianh giới đạo đức giữa một mối quan hệ dựa vào tình cảm và sự hấp dẫn đôi bên, và một mối quan hệ ép buộc khi cấp trên có quyền lực? Liệu sếp là nam và nhân viên là nữ thì có khác gì trong trường hợp ngược lại hay không?

Nếu đó là một mối quan hệ cưỡng ép hay bị "ép tình" thì chắc chắn là vi phạm chính sách của công ty đó và rủi ro đối với công ty này chính là một vụ thưa kiện về quấy rối tình dục.

Tuy nhiên thậm chí ngay cả khi các nhân viên cặp kè với nhau tự nguyện, người có chức vụ cao hơn sẽ vẫn có một số quyền lực nhất định, theo Hilary Pearl, người đang làm việc cho Pearl Associates LLC, một hãng tư vấn về tổ chức và đào tạo nhân viên đặt tại Old Greenwich, Connecticut, ở Hoa Kỳ.

Và điều đó có thể không chỉ ảnh hưởng tiêu cực tới hai người trong cuộc mà cả các đồng nghiệp khác của họ. Bà Pearl kể về chuyện một nữ nhân viên có sếp là nam và ông sếp này đã phải lòng với chính một người cấp dưới của nữ nhân viên này.

Tất nhiên là nữ nhân viên này phát hiện ra về quan hệ giữa họ bất chấp hai người này cố giữ bí mật. Rồi cô ta đã lo lắng về việc làm thế nào để đối xử với người cấp dưới của mình, nay là bồ của sếp mình.

“Cô ấy thấy có vẻ như là sếp mình đã ưu ái của cho nhân viên cấp dưới đó khi nhận xét về chất lượng công việc,” bà Pearl nói. Tất cả màn kịch này khiến cô bị sao nhãng công việc của mình, đó là chưa kể khả năng công ty này sẽ bị đối diện một vụ kiện phân biệt đối xử vì hành vi của người sếp.

Điều tồi tệ hơn là sẽ ra sao nếu mối tình này đổ vỡ? bà Pearl viết.

Mặc dầu bà Pearl nói rằng giới tính không thay đổi các chủ đề đạo đức trong chuyện tình cảm văn phòng thì bà cảnh báo rằng phụ nữ có thể sẽ mất mát nhiều hơn.



“Cho dù vị trí là nhân viên cấp cao hay thấp, người phụ nữ sẽ tạo ra thêm một rào cản nữa trong công việc và quàng vào mình thêm rủi ro làm hình ảnh cá nhân bị ảnh hưởng và cũng làm tổn hại tới triển vọng thăng tiến cũng như độ an toàn cho công việc của mình,” bà Pearl nói.

Như vậy có công bằng không? Không, nhưng đó là thực thực tế.

Vậy người ta làm thế nào để đối phó với những vấn đề này? Lời khuyên tốt nhất là nên tránh. Hãy cố gắng đừng để phải lòng những người mà mình làm việc trực tiếp.

Nếu đã chót phải lòng ai đó rồi thì hãy nghiêm túc cân nhắc việc chuyển sang một phòng ban khác hoặc thậm chí chuyển hẳn sang một công ty khác. Nếu không thì bạn đối diện khả năng không chỉ làm tổn hại tới chính nghề nghiệp của mình mà còn làm ảnh hưởng cả tới công việc của những người khác tại nơi làm việc.

“Hiếm khi chuyện tình ái văn phòng lại chỉ ảnh hưởng tới hai người trong cuộc — nó ảnh hưởng tới các đồng nghiệp khác, tới bộ phận nơi mình làm, và ảnh hưởng tới cả tổ chức, đặc biệt là trong trường hợp cặp tình duyên văn phòng này lại là hai người báo cáo trực tiếp công việc cho nhau” bà Pearl nói.

Và nếu bạn mắc vào một mối quan hệ ép buộc với sếp của mình, thì đó là lúc phòng quản lý nhân sự nên tham gia vào. Hầu hết các công ty đều có chính sách bảo ‎về nhân viên trước việc bị sếp trả đũa nếu không làm cho sếp vui. Thậm chí có nhiều công ty nghiêm cấm người trong cùng văn phòng có quan hệ tình cảm.

"Nếu có một chính sách cấm những mối quan hệ trong đó hai người thuộc hàng báo cáo trực tiếp cho nhau, thì những nhân viên dính vào chuyện tình ái đã vi phạm hợp đồng và những qui định đạo đức mà họ đã ký ‎với công ty theo đó họ phải cư xử một cách có trách nhiệm, có sự tôn trọng và trung thực cao, xứng với những chuẩn mực mà công ty đưa ra," bà Pearl nói.

Chana là phóng viên tại New York City, viết về kinh doanh, tài chính và môi trường làm việc. Bà đã viết cho The Wall Street Journal và làm việc hơn 10 năm cho tạp chí Forbes.

Bbc.Co.Uk