4 cách giúp viên chức cân bằng cuộc sống

4 cách giúp viên chức cân bằng cuộc sống

Với vai trò là cầu nối giữa người lao động và những nhà phỏng vấn, hàng ngũ Navigos Search có cái nhìn sâu rộng về các vấn đề người lao động gặp phải khiến họ ra đi công ty, tìm chỗ làm mới để đạt được sự thăng bằng trong cuộc sống.





Theo kinh nghiệm làm việc, chúng tôi nhận thấy nhà tuyển dụng thành công nhất là những đơn vị giúp viên chức của mình có được sự thăng bằng trong cuộc sống.

Điều này rất quan trọng bởi nó làm tăng sự hài lòng và động lực làm việc cho người lao động, khiến họ gắn bó hơn với công việc và sẵn sàng giải quyết các đề nghị của doanh nghiệp và khách hàng. Sau đây là 4 kinh nghiệm quản trị tốt nhất mà các nhà phỏng vấn áp dụng để lấy lại thăng bằng trong cuộc sống của nhân sự.

1. Nhận mặt sớm những dấu hiệu mất cân bằng

Một số triệu chứng của thiên hướng mất thăng bằng thiên về công tác của viên chức là: Gia tăng số lần sai sót, tình trạng tách biệt, mất việc nhiều và ít tạo nên giá trị. Một số công ty khách hàng của chúng tôi đã huấn luyện đội ngũ quản trị về cách nhận biết sự mất cân bằng ở giai đoạn sớm nhất để tránh các hậu quả xấu có thể xảy ra.

Một số chủ động tổ chức các buổi hội thảo để giúp phổ thông những thói quen làm việc tốt, khuyến khích nhân viên tập thể dục và hội thoại nhiều hơn về điều kiện làm việc phù hợp nhất cho mình.

2. Thiết lập chừng độ ưu tiên trong công việc

thực tế cho thấy, những nhà tuyển dụng được yêu thích nhất rất biết cách đặt mục đích rõ ràng trong công tác để tránh gây những áp lực không đáng có cho nhân viên.

Bởi vậy, đối với viên chức trực thuộc, bạn có thể khuyến khích họ xếp đặt công việc theo trật tự ưu tiên để hoàn thành từng nhiệm vụ trong thời kì hợp lý. Bạn cũng có thể thực hành các bài khảo sát để hiểu hơn nguyện vọng của nhân viên và thiết kế những quy định ăn nhập để đáp ứng những nguyện vọng đó.

3. Áp dụng chính sách làm việc linh hoạt

Trong một số trường hợp, chỉ dễ dàng đưa ra chính sách làm việc linh hoạt đã có thể tạo nên sự thăng bằng trong công tác cho nhân viên. Nhiều nhà phỏng vấn cho phép nhân viên trú ngụ ở xa được làm việc tại nhà vào một số ngày một mực trong năm, giúp họ kiệm ước khoảng thời kì dài di chuyển và giảm áp lực công việc.

Một số chính sách linh động khác như cho phép người cần lao đến muộn và về sớm hơn để đưa đón con tại trường học, thời kì làm việc ngắn hơn, những tuần nghỉ phép không lương... Cũng được chứng minh là đóng góp hăng hái vào việc thăng bằng cán cân công việc - đời sống của viên chức.

4. Hạn chế đưa việc về nhà

Một trong số những vấn đề thường gặp nhất khiến nhân viên quyết định nhảy việc là họ liên tiếp bị yêu cầu làm nhiều hơn trong khoảng thời kì không đổi. Với sự tiến bộ của công nghệ thông tin, nhiều viên chức thậm chí không thể ngừng kiểm tra hòm mail công việc trong kỳ nghỉ.

Là nhà phỏng vấn sáng láng, bạn hãy giúp viên chức hưởng thụ trọn vẹn những ngày bình im tránh xa công sở bằng cách đẩy mạnh những chính sách tránh mang việc về nhà hoặc đào tạo nhân viên về cách làm việc hiệu quả hơn.

Theo Báo doanh nhân Sài Gòn
6 bước khôn ngoan để tuyển dụng viên chức xuất sắc

Cho dù công ty của bạn đang “ăn nên làm ra”, bạn cũng không nên bỏ qua các vấn đề có thể gây ra những thiệt hại nghiêm trọng về mặt lâu dài. Nếu bạn đang gặp phải vấn đề với tỉ lệ nghỉ việc cao, hoặc những nhân sự vừa tuyển dụng không thật sự thích hợp với đơn vị, hãy làm theo 6 bước sau để có được một quy trình tuyển dụng khôn ngoan và để nhận được nhiều hơn từ nhân sự của bạn.

tuyển nhân viên giỏi

1.Xác định phí tổn của tình trạng nghỉ việc

Nhiều nhà quản trị lánh né vấn đề này hoặc bỏ mặc nó cho đến khi họ bắt buộc phải giải quyết vấn đề. Trện thực tế, việc này không quá khó khăn như mọi người nghĩ. Hãy lấy lương hàng năm của bất kỳ vị trí nào có tỷ lệ mất việc cao, công thêm 30% những lợi quyền căn bản, và tính 25% của tổng số này. Đó chính là con số tối thiểu mà doanh nghiệp thất thoát mỗi khi một nhân sự đi khỏi. Hãy nhân con số này với số lần mà viên chức rời đi vị trí và hãy làm như vậy cho tất cả các vị trí có tỷ lệ mất việc cao.

Con số đó thật đáng sợ, đúng không? Và đừng quên những tổn phí khác ảnh hưởng đến quá trình hòa nhập nhân viên và tuyển dụng (phí tổn đi lại, lăng xê, đào tạo). Hãy xem bài blog gần đây của chúng tôi: 10 chí phí tổn nảy sinh khi một viên chức rời đi công tác.

2. Đột phá trong cách tìm kiếm người tìm việc – Có rất nhiều nguồn ứng cử viên mà các nhà phỏng vấn thường bỏ qua

- Đưa ra mức thưởng cho những người giới thiệu nhân sự được bạn tuyển dụng
- tìm kiếm ở các đơn vị vừa mới cắt giảm nhân viên
- Thiết lập mối quan hệ với những cơ sở đào tạo – tìm các trường đại học, cao đẳng, hoặc các trường có chương trình học về lĩnh vực của bạn và thiết lập mới quan hệ với họ.
- Sử dụng các bài đánh giá với những nhân viên hiện tại để phác thảo tiềm năng thăng tiến của họ trong tương lai.

3. Chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn thành công

coi xét lại những đòi hỏi công việc trong đầu bạn trước khi phỏng vấn. Phát triển những câu hỏi dẫn dắt dựa trên trình bày công việc để dẫn đến những câu hỏi bàn thảo sâu hơn.

Giới thiệu – Phỏng vấn có thể là một tình huống găng tay đối với cả hai bên. Hãy giảng giải với ứng cử viên về quy trình phỏng vấn: cuộc phỏng vấn sẽ kéo dài bao lâu và bao gồm những nội dung gì.

Nội dung – trong khi hỏi các câu hỏi, hãy suy nghĩ trong đầu (và ghi lại) câu hỏi sau: “Người này có thể làm tốt công tác này không và liệu họ có sẵn sáng nhận công việc này không?”

chấm dứt – Phần này cũng quan trọng như hai phần trước đó. Hãy chắc chắn bạn đã tóm tắt với ứng cử viên những điều cấp thiết và nêu lên những bước kế tiếp. Hãy tham khảo cuốn sách “Tuyển dụng bằng lý trí” của Lou Adler, trong đó tác giả đã nêu lên một câu kết thúc rất ăn nhập: “dù rằng chúng tôi đang xem xét các ứng cử viên giỏi khác, cá nhân tôi thấy bạn có một nền tảng khá tốt. Chúng tôi sẽ liên lạc với bạn trong một đôi ngày tới, nhưng hãy cho tôi biết bạn nghĩ gì về công tác này?”

4. Liên tiếp cải tiến những cách thức tuyển dụng

Hãy chắc chắn rằng bạn xoành xoạch thực hiện những cách thức tuyển dụng tốt nhất cho đơn vị mình. Những quyển sách như của Lou Adler và các buổi rèn luyện kỹ năng và hội thảo sẽ rất có ích cho đơn vị của bản.

Nhân viên là tài sản quan yếu nhất của doanh nghiệp. Sao bạn lại đầu tư ít công sức vào việc thu hút, tuyển dụng và giữ lại các nhân viên hơn là đầu tư vào việc tìm ra các hợp đồng và giữ chân khách hàng? Hãy nhớ rằng nếu không có các viên chức giỏi, bạn sẽ không có được khách hàng nào cả.

Nhưng đừng quá lo lắng, chúng tôi sẽ cho bạn biết những gì bạn có thể để giảm đi đáng kể tỷ lệ nghỉ việc và bảo đảm rằng bạn tuyển được đúng người, đúng việc

5. Xác định các vấn đề tuyển dụng – tìm ra những phòng ban nào trong đơn vị đang có vấn đề và tại sao, bạn có thể làm việc này bằng những cách sau

Hãy nêu lên câu hỏi sau với trưởng phòng nhân viên và các trưởng bộ phận khác: “vì sao nhân viên xin nghỉ việc? vì sao họ làm nảy sinh vấn đề cho đơn vị? tại sao họ bị thải hồi?”thực hiện những cuộc phỏng vấn thôi việc. Hỏi những người rời bỏ công tác lý ra đơn vị nên làm gì để giúp họ thành công và ngăn phòng ngừa được sự ra đi của họ. Đừng bị gạt gẫm với câu trả lời thân thuộc “Hãy trả lương cao hơn cho tôi”. Trên thực tế, bạn có thể tạo động lực làm việc cho nhiều nhân sự mà không cần đến tiền nong.Hỏi những nhân sự giỏi họ thích gì ở vị trí của họ và bạn có thể làm những gì để duy trì và nâng cao tinh thần làm việc của họ. Sau đó, tập hợp vào điều mà họ thích và làm rưa rứa với toàn bộ cơ quan của bạn.Đánh giá những người chịu nghĩa vụ cho việc tuyển dụng. Hãy hỏi họ trước và sau đó hỏi bản thân bạn: “Họ có cần đào tạo thêm? Hệ thống của họ có hiệu quả hay không? Họ có thật sự trang nghiêm với công tác?”

6. Tuyển dụng những người thật sự ăn nhập với công tác

trước nhất, bạn phải hiểu rõ và phác thảo ra được một diễn đạt công việc dựa trên các năng lực cấp thiết. Bạn không thể hy vọng viên chức thích hợp với công tác nếu bạn không biết được bạn muốn gì cũng như bạn có kỳ vẳng ở nhân viên?Hãy chắc chắn rằng bạn đã liệt kê ra được mọi năng lực mà tất cả các vị trí trong đơn vị đòi hỏi như học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng, v,v. Giao đúng việc cho đúng người – Harvard Business Review đã thực hành một nghiên cứu với 36,000 người đến từ 14 lĩnh vực trong vòng 20 năm. Mục tiêu của nghiên cứu này là nhằm tìm ra nguyên tố tạo nên sự thành công trong công tác. Họ tìm ra rằng, khi một người ăn nhập với công việc đang làm, họ sẽ tạo ra được sự thành công. Những thành tố tạo ra sự phù hợp bao gồm có khả năng học hỏi thích hợp với đề xuất công tác, có động lực để hoàn thành công việc, và có tính cách và thiên hướng hành vi cần thiết để thực hành công việc một các xuất sắc.Những nguyên tố này không thể được kiểm chứng qua cách phỏng vấn truyền thống hay qua việc kiểm tra lý lịch ứng cử viên. Những bài kiểm tra sẽ cung cấp dụng cụ kiểm tra cần thiết để phân tách những nguyên tố này.

Nguồn: Profiles International

Cấu trúc cơ bản của phần mềm quản lý nhân viên

Sưu tầm:  kinh nghiệm viết CV

Cấu trúc cơ bản của phần mềm quản lý   nhân viên

  Quản lý nhân sự   một cách chuyên nghiệp phức tạp không kém quản trị tài chính hoặc sinh sản. Do đó, để hỗ trợ quản lý nhân viên cần có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng các đề nghị căn bản của quản lý chuyên nghiệp.

Quản trị viên chức một cách chuyên nghiệp phức tạp không kém quản lý tài chính hoặc sản xuất. Do đó, để tương trợ quản trị viên chức cần có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng các đề xuất cơ bản của quản trị chuyên nghiệp.

Nhu cầu quản trị nhân sự bằng phần mềm (PM).

Kinh tế thị trường đã làm đổi thay thực chất quan hệ giữa người lao động (NLĐ) và người sử dụng cần lao (NSD). Một mặt, công ty muốn khai thác tối đa hiệu suất làm việc của NLĐ, mặt khác NLĐ có toàn quyền kiểm tra những lợi ích mình được hưởng có tương hợp với sức cần lao bỏ ra để quyết định có gắn bó với NSD hay không. Giờ đây, nhu cầu về một hệ thống quản trị nhân sự (QLNS) có khả năng cung cấp kịp thời những thông tin hai chiều cho cả NSD và NLĐ trở thành khôn cùng cần thiết, đặc biệt là đối với các công ty sử dụng nhiều cần lao cao cấp với đặc tính đòi hỏi cao về mặt đối xử từ phía cơ quan, khi mối quan hệ liên quan NSD - NLĐ trở nên hết sức phức tạp.

Cấu trúc hệ thống PM quản trị nhân viên

Một hệ PM QLNS tương đối đầy đủ gồm những cấu phần sau:

Quản lý các khoản được hưởng của nhân viên

Phân hệ này cho phép NSD thiết kế, lập kế hoạch ngân sách, quản lý, giám sát và thảo luận với nhân sự về từng cấu phần trong gói lợi quyền NLĐ được hưởng; cho phép thiết kế và triển khai các chương trình ích lợi từ mức cho từng nhân sự đến mức toàn bộ phòng ban đơn vị. Phân hệ này cũng bao gồm các tiểu phân hệ tính toán khoản 'quyền lợi chia tay' khi một nhân sự ngừng làm việc với đơn vị.

Quản trị giấy tờ và phát triển nhân công

Phân hệ này cho phép quản lý, theo dõi, phát triển và san sẻ nguồn lực giữa các cá nhân, nhóm làm việc, vị trí công việc... Từ thời khắc nhân viên khởi đầu gia nhập đến khi kết thúc làm việc với doanh nghiệp. Một cách cụ thể hơn, phân hệ này bao gồm các tiểu phân hệ quản trị   tuyển dụng   , quản trị năng lực nhân sự, quản trị các chương trình huấn luyện, quản lý kiểm tra hiệu quả công việc, quản lý kế hoạch   huấn luyện   kế cận... Trong đó, phần quản lý hiệu quả công việc còn ít được vận dụng tại Việt Nam mặc dầu khá quan yếu: Vào đầu mỗi năm, viên chức thường đồng ý với đơn vị về các mục đích cần đạt được trong năm theo nhiều tiêu chí như doanh số (nếu là nhân viên kinh doanh), hiệu suất làm việc, các khóa đào tạo hoặc văn bằng cần hoàn tất... Hệ thống sẽ lưu lại các chỉ tiêu này và mỗi quý hoặc 6 tháng công ty sẽ đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên, so sánh với chỉ tiêu và đưa ra chỉ tiêu cho thời đoạn tiếp theo.

Quản lý ngày nghỉ/vắng

Phân hệ này cho phép viên chức kiểm tra số ngày phép và nghỉ còn lại trong năm, sau đó đăng ký xin nghỉ phép, nghỉ chế độ, vắng mặt... Hệ thống sẽ tự động gửi đề nghị này đến người quản lý trực tiếp của viên chức để xin hài lòng , sau đó gửi thông tin đồng ý ngược lại cho nhân viên, song song thông tin cho các nhân sự khác trong cùng nhóm biết. Hệ thống này được tích hợp với một hệ thống email nội bộ như Lotus Notes và các thông báo nói trên được hệ thống chuyển qua Lotus Notes để gửi đến hòm thư của các đối tượng.

Tính toán   lương   và phí tổn

Lương thường gồm một số thành phần như sau: lương căn bản, các khoản được cơ quan thanh toán (allowance), các khoản khấu trừ vào lương (thí dụ như trong khoản 20% Bảo hiểm xã hội thì nhân viên đóng 5%, doanh nghiệp đóng 15%), các phụ cấp làm thêm giờ...

Khi công ty có những người có thu nhập chịu thuế thì vấn đề tính lương khá phức tạp, vì theo chế độ thuế thu nhập cá nhân bây chừ, thuế suất được tính lũy tiến phân biệt theo nhiều loại đối tượng. Từng cấu phần của lương phải được xác định là thu nhập chịu thuế hay không chịu thuế để vận dụng công thức ăn nhập.

Việc tính toán thuế cho người có thu nhập cao là một việc phức tạp mà nhiều công ty nước ngoài tại Việt Nam thường phải thuê tham vấn. Một hệ thống PM được thiết kế tốt có thể giúp cơ quan tùng tiệm được đáng kể thời kì và công sức trong việc tính lương. Ngoài ra xây dựng hệ thống tính lương là một việc cần sự tham dự sâu của các chuyên gia về nhân công và thuế.

Tính toán và quản trị thưởng

Đây cũng là một việc phức tạp và phụ thuộc tùy vào mỗi cơ quan. Thông thường, các đơn vị dựa vào một số tiêu chí như doanh số đạt được, chất lượng công tác, thời kì làm việc, thâm niên, chức danh, trách nhiệm... Để đưa ra một bảng tính số điểm thưởng cho các kỳ lễ tết, cuối năm... Việc theo dõi này nếu làm bằng tay sẽ chẳng thể chi tiết và dễ dẫn đến tình trạng cào bằng, không cổ vũ được những nhân viên có cố gắng vượt bậc. Sử dụng PM sẽ giúp việc theo dõi này trở thành chi tiết, chuẩn xác và đều đặn.

Quản trị thời kì làm việc

Quản lý thời gian làm việc có thể từ đơn giản như một chế độ đánh giá giờ vào ra, đến một hệ thống phức tạp như trong một cơ quan luật hoặc kiểm toán cần theo dõi đến từng giờ nhân sự đang làm việc cho khách hàng nào (thường được gọi là quản trị 'timesheet').

Một hệ thống quản lý 'timesheet' tốt thường được thiết kế theo kiểu client-server hoặc giao diện web. Vào cuối tuần từng nhân viên sẽ tự khai báo (trên máy client) các công tác mình làm hàng ngày lên hệ thống, từng công tác này sẽ được gắn với một khách hàng/dự án cụ thể hoặc với một mã định trước nào đó (cho những việc không ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng như đào tạo, nghiên cứu, họp nội bộ...). Các 'timesheet' này sẽ được tổng hợp qua mạng LAN/WAN hoặc intranet về CSDL chung trên server, làm cơ sở cho muôn vàn báo cáo hữu dụng như báo cáo tổng hợp về số giờ toàn doanh nghiệp sử dụng cho một khách hàng nào đó, hoặc các báo cáo phân tích về hiệu quả làm việc của nhân viên.

Quản lý quỹ hưu bổng

Các đơn vị lớn của nước ngoài đều có một quỹ lương hưu trong đó NLĐ đóng góp một phần (có tính biểu trưng) và công ty góp phần còn lại trong suốt quá trình NLĐ làm việc cho doanh nghiệp, sau đó quỹ được dùng để trả hưu bổng cho NLĐ. Quỹ lương hưu này thường rất lớn, thành thử các đơn vị đều đưa vào đầu tư, tất nhiên với những điều kiện rất chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro như đầu tư vào các trái phiếu chính phủ hoặc giấy má có giá của các đơn vị hàng đầu trên thế giới... Nhiều doanh nghiệp cũng cho phép nhân sự được tham gia vào quá trình này và lựa chọn danh mục đầu tư mà họ muốn. Phê chuẩn phân hệ quản trị quỹ hưu trí, doanh nghiệp thông tin cho NLĐ biết số tiền NLĐ đã tích luỹ được trong quỹ hưu trí và tình hình đầu tư của khoản tiền này.

Lời kết

Quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp cũng phức tạp không kém quản trị tài chính hoặc sinh sản. Đây vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật vì tương tác đến nguồn vốn quan trọng nhất trong cơ quan là con người. Một hệ thống phần mềm quản trị nhân sự tốt tuy chẳng thể thay thế một giám đốc nhân viên tinh tế, nhưng vững chắc sẽ cung cấp một công cụ hữu hiệu để   phòng nhân sự   khoa học hóa công việc hàng ngày.

Quantri.Vn